Implementación de la Línea Certificada de Digitalización para la Mejora de la Gestión de Expedientes del Consejo Nacional de la Magistratura, Aplicando BPM, 2018

Abstract

La digitalización documental aparece por primera vez y es utilizada por las grandes bibliotecas, como es de suponer por el alto volumen de información que manejaban y la necesidad de acceder a la información de forma rápida. Actualmente las empresas deciden digitalizar sus archivos por muchas razones, acceso rápido a lo información, ahorro de espacio en almacenamiento de los documentos físicos, preservación histórica y todo esto redunda en una reducción de los costos que significa el manejo de un archivo físico con altos volúmenes de información. Viendo esta necesidad, es que se desea brindar el servicio de digitalización de expedientes con valor legal, para lo cual implementa una línea de alta producción, utilizando tecnología de punta tanto en software como equipos, escáner de tipo industrial con capacidad de digitalizar cientos de expedientes por minuto, así como escáner de alta precisión y capacidad para digitalizar expedientes de gran tamaño. En el presente trabajo se demuestra como mediante la mejora de los procesos que intervienen en la línea de digitalización, se consiguió una mejora en la calidad de los expedientes digitalizados y de forma muy importante una reducción de los costos de producción y gastos de personal, por ende, una mayor utilidad en los ingresos de la empresa y el cumplimiento de los plazos de entrega comprometidos con el cliente. La mejora de procesos: automatizaciones y aplicación de estándares, trajeron como consecuencia la disminución de horas y el mejoramiento de la calidad, por ende, una reducción en los costos.